La gestion des participants est un poste clé pour préparer au mieux la venue des congressistes, intervenants, conférenciers invités, sponsors et exposants à votre manifestation.
- Gestion des inscriptions
Conception d’une boutique d’inscription avec un formulaire par nature d’inscription (participants, exposants…), paramétrage des modules de paiement
Paramétrage d’un message de confirmation aux participants
Création d’une adresse de contact dédiée aux participants, réponse aux questions des inscrits
Envoi du listing des inscrits selon périodicité définie (tableur Excel)
Préparation des lettres officielles d’invitation nécessaires pour le visa et envoi. Pas de contact avec les ambassades directement
Prise de contact avec les invités pour l’organisation de leur déplacement et séjour
- Accueil et coordination sur place
Préparation des lieux, supervision des toutes les installations
Installation d’un bureau d’accueil sur le lieu du congrès
Présence physique pour accueillir les participants, leur remettre les différents documents, les renseigner, environ 30 minutes avant l’ouverture du congrès, jusqu’à la fin de la dernière pause de l’après-midi. Vérification des présents. Inscription sur place
Préparation des différents documents d’accueil (enveloppes, badges et tours de cou, attestations de présence), mise en sacoche, distribution des goodies ou supports publicitaires des partenaires
Coordination des différents prestataires sur site pendant l’évènement, brief, et suivi
Mise en place de l’exposition poster (conception et installation d’une signalétique dédiée, enlèvement des posters non récupérés à l’issue du congrès
- Après l’évènement
Préparation et envoi d’une enquête de satisfaction
Gestion personnalisée
Nous assurons la gestion des participants grâce à une interface d’inscription développée par nos services. Cet outil personnalisable nous permet d’avoir une gestion précise et individualisée de chaque participant, qu’il s’agisse d’une inscription classique, d’un intervenant ou d’un exposant. Différents moyens de paiements sont disponibles : paiement sécurisé par carte bancaire, paiement par bon de commande, chèque ou virement bancaire, ou encore encaissement sur place (à définir selon vos besoins).
Notre système de gestion nous permet de gérer facilement des congrès nationaux et internationaux. Le paiement par carte bancaire sécurisé est particulièrement utilisé dans le cadre de paiements venant de l’étranger.