Afin d’assurer l’équilibre financier de votre manifestation, nous vous accompagnons et vous conseillons tout au long de sa préparation.
- Budget et convention de mandat
Accompagnement au montage du budget prévisionnel (recettes et dépenses)
Mise en place d’une convention de mandat pour l’encaissement des recettes
Reddition des comptes : Établissement du bilan des recettes encaissées (avec pièces comptables justificatives) pour le transfert financier vers l’entité gestionnaire
- Gestion financière des recettes
Préparation et envoi de la facture
Suivi des règlements, relance pour paiement si nécessaire
Reporting régulier des exports financiers
- Gestion des partenaires et sponsors
Conception d’un dossier présentant les différentes modalités de partenariat ainsi que les coûts associés
Conception de l’implantation de l’exposition industrielle, définition des besoins, envoi des informations pratiques
Coordination avec les sponsors pour les insertions publicitaires, l’apposition du logo sur les supports du congrès. Travail de la charte graphique et adaptation
- Subventions
Identification avec le comité d’organisation des organismes à contacter, préparation des dossiers de demande. Les subventions sont portées par l’organisateur
Des outils pour vous accompagner
Nous pouvons vous proposer différents outils pour accompagner votre recherche de financement, et notamment des dossiers pour rechercher des sponsors et partenaires.
Voici un exemple de dossier de sponsoring réalisé dans la cadre du congrès SFGP 2019 qui s’est tenu à Nantes du 15 au 17 octobre 2019 et a accueilli près de 600 participants et une cinquantaine d’exposants et sponsors.