> Coordination avec le donneur d’ordre
> Coordination avec les prestataires
> Gestion des inscriptions
> Accueil et coordination sur place
> Préparation de badges, coupons et autres documents personnalisés
> Tour de cou avec clé USB personnalisée
> Préparation des sacs congressistes
> Coordination sur site (hôtesses, traiteurs, sponsors)
> Inscriptions sur site
> Installation de l’exposition poster
> Budget et convention de mandat
> Gestion financière des recettes (inscription participants et partenaires)
> Aide au montage du budget du congrès
> Aide à la rédaction des cahiers des charges de lieux, de traiteur, animation
> Mise en place d’un évènement social : déjeuner, visites, soirée, cocktails, journées récréatives, etc.
> Programme accompagnement sur Nancy ou Metz
> Programme accompagnement (spécifique)
> Mise en place d’une remise de prix
> Présence sur site (facturé à l’heure)
> Site internet (5 onglets) dédié à l’évènement et mise à jour des contenus jusqu’à l’évènement
> Hébergement en sus
> Création identité graphique (logo couleurs et déclinaisons)
> Conception de supports dédiés à l’évènement : guide de la conférence (hors coût de production, contenus fournis), conception d’un livre des résumés (si > 150 résumés, nous consulter)
> Gestion de la production du livre, soit en papier, soit en numérique
> Conception et production de supports visuels (affiche ou marque-page, flyer recto-verso, carte de visites, dépliants 3 volets, kakémono)
> Conception des marquages des objets promotionnels (hors coûts de production)
> Création et installation de la signalétique des espaces
> Paramétrage de la plateforme de dépôt des soumissions des résumés
> Paramétrage du process de relecture
> Construction du programme scientifique
> Gestion de l’exposition scientifique
> Prix poster (hors récompense)
> Mise en place d’un système de preview
> Publication en ligne des conférences plénières
> Création d’un dossier de partenariat
> Gestion d’un sponsor
> Subventions